Comment envoyer un mail à 2.000 personnes ?

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Google Groups est un service qui facilite la création d’un itinéraire via une interface simplifiée.

Avec cet outil, vous pouvez créer un système de conception :

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  • bulletins d’information.
  • Groupes de travail internes.
  • Services de billetterie (CRM — gestion de la relation client).
  • forums pour les sites Web (site Web de Google ou autres).
  • Et bien plus encore, selon la configuration…

Quelles éditions de Google Workspace ont accès à ce service ?

Google Groups est l’un des principaux services de Google Workspace et est donc disponible dans toutes les éditions. Toutefois, les anciennes éditions gratuites de Google Apps ne peuvent pas effectuer les opérations suivantes :

  • Publiez des messages en groupes.
  • Modérez et archivez les messages de groupe

Pourquoi utiliser Google Groups ?

Aujourd’hui, nous allons voir cela à l’aide de deux exemples.

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Premier exemple : pour créer une newsletter

Il y a des moments dans la vie de l’entreprise où l’on souhaite parler au nom d’une entreprise plutôt qu’à titre personnel. Comment informer tous vos employés qu’il n’y aura pas de bonus cette année en raison de la pandémie ? Vous savez que si vous le faites avec un compte de messagerie professionnel, des lettres à ce sujet vont pleuvoir dans votre boîte aux lettres et nous risquons de crever les pneus de la belle entreprise BMW qui vient de vous être attribuée.

🤪 L’utilisation d’un alias communication@mycompany.com pourrait-elle être la solution dans ce cas ?

Non, rappelez-vous que l’alias peut être identifié et que votre voiture est deux fois plus dangereuse car vous avez également essayé de vous cacher derrière un pseudonyme !

🤪🤪 À ce stade, vous pensez probablement que vous devriez créer un nouvel utilisateur et pour payer pour la licence supplémentaire… Cependant, Google Groups est là pour vous secourir, afin que vous puissiez protéger votre identité et votre convertible de toutes ces situations.

Un autre exemple est que vous venez de terminer la campagne publicitaire d’hier et que vous devez envoyer des e-mails à vos 100 000 clients. Cependant, vous ne pouvez envoyer que 2 000 e-mails par jour dans Gmail (voir Limite d’envoi EmailWorkspace). Vous avez donc besoin de 50 jours pour terminer les expéditions. À ce moment-là, le printemps est là…

Google Groups vous permet d’envoyer des e-mails massivement et d’économiser vos revenus avant la saison froide.

Dans cet article, nous expliquons comment configurer correctement vos groupes Google dans le cadre d’une communication par newsletter. Cependant, soyez au courant de certaines informations d’abord.

Comment configurer Google Groups pour envoyer une newsletter ?

Par défaut, tout le monde peut créer des e-mails de groupe. Le Toutefois, l’administrateur peut restreindre cela à des utilisateurs ou des organisations spécifiques à partir de la console d’administration.

Il est très important de le savoir car cela peut être très dangereux dans différentes situations.

Par exemple, une banque a un nouveau stagiaire. Cela crée un groupe securite@maBanque.com. Il envoie ensuite un e-mail à tous les clients leur demandant de saisir leur ancien mot de passe pour vérifier qu’il est valide.

Si le message provenait d’un e-mail personnel tel que thierry@maBanque.com, personne n’aurait donné son mot de passe à un employé de banque. Mais maintenant que le service de sécurité de la banque le demande…

Vous pouvez imaginer le même scénario avec des e-mails de groupe tels que facturation@maCompagnie.com, info@maCompagnie.com, etc.

Comment créer spécifiquement un e-mail de groupe dédié à une newsletter ?

  • Accédez à la console d’administration, tapez Google Groups et cliquez sur Créer un groupe.
  • Renseignez les champs demandés, spécifiez qui sera le compte propriétaire du groupe et passez au suivant.

  • L’écran suivant montre les différents types d’accès dont disposent les membres du groupe. Par défaut, il apparaît comme indiqué sur la capture d’écran : accès public et lorsque vous passez à l’option : Afficher uniquement. Vous pouvez voir comment les paramètres d’accès varient avec trois types de couleurs qui indiquent quels paramètres ne peuvent pas être modifiés et lesquels peuvent être modifiés.

Paramètres par défaut lors de la sélection : Afficher uniquement.

  • Supprimez l’option Propriétaire du contact (désinscription pour les membres du groupe) car vous ne souhaitez pas recevoir de notifications, mais plutôt les recevoir être en mesure d’envoyer simplement.
  • Les informations ne doivent être que descendantes et nous ne voulons pas recevoir d’e-mail en réponse à aucune de nos communications.
  • Le type d’accès est automatiquement changé en Personnalisé.
  • L’option suivante doit être activée : Autoriser les membres extérieurs à l’organisation car le but de ce bulletin commercial est de communiquer avec des clients extérieurs à l’organisation. S’il s’agit d’un bulletin interne, l’option par défaut est suffisante.
  • Lorsque vous créez le groupe, vous pouvez ajouter des membres par e-mail ou par alias. Si vous disposez d’une base de données, vous pouvez télécharger en bloc des informations à partir d’un fichier CSV (adresse e-mail du membre, rôle, etc.).

  • Les rôles peuvent être mis à la disposition des membres participants. (propriétaires, gérants, membre)

  • Lorsque vous revenez dans le groupe, vous verrez les caractéristiques et vous pouvez modifier les paramètres sur cet écran.

  • Les propriétaires de groupes peuvent désormais envoyer des e-mails via Google Groupes. Notez qu’il peut y avoir plusieurs propriétaires par groupe.

  • Il est probable que lorsque vous envoyez un message, l’e-mail du propriétaire du groupe apparaisse en tant qu’expéditeur. Pour résoudre ce problème, vous devez vous rendre dans Google Groupes, cliquer sur le nom du groupe et accéder aux paramètres du groupe dans le menu de gauche.

  • Faites défiler l’écran jusqu’à l’option : Qui peut publier en tant que groupe ? Dans cette section, sélectionnez : Propriétaire du groupe. Par conséquent, la publication de messages au nom du groupe est limitée à son propriétaire.

  • Les membres peuvent désormais envoyer des notifications via le Recevez un e-mail de groupe. Lorsqu’ils tentent de répondre à cet expéditeur, ils reçoivent un e-mail automatique des serveurs Google leur expliquant pourquoi ils ne sont pas autorisés à effectuer cette action.

Envoyez des e-mails de groupe depuis votre interface Gmail sans avoir à accéder à Google Groupes.

Si vous devez souvent utiliser une adresse de groupe, il peut être ennuyeux de devoir jongler entre deux interfaces en permanence. C’est ainsi que vous évitez cela.

Vous pouvez configurer des e-mails de groupe envoyés par des membres autorisés à partir de leurs comptes Gmail professionnels.

  • abord, assurez-vous de sélectionner l’option permettant de recevoir des e-mails via le compte de groupe, car Google vous enverra un code de vérification. Si la réception d’e-mails est désactivée comme auparavant, vous allez attendre longtemps pour cela…
  • Dans votre boîte de réception, accédez à Paramètres, puis Tous Affichez les paramètres et enfin accédez à l’onglet Comptes.
  • Sélectionnez l’option Envoyer un e-mail en tant que et un écran apparaît.
  • Tout d’

  • Suivez les étapes fournies et vous recevrez un code de vérification (vous devez donc être autorisé à recevoir des e-mails à cette adresse de groupe).
  • Vous pouvez désormais envoyer des messages depuis Gmail au nom du groupe, ce qui vous fait gagner de précieuses minutes à chaque envoi.

😉

N’oubliez pas de bloquer à nouveau les e-mails de réponse.

😊 Quelle est la limite d’envoi d’un bulletin d’information ?

La limite quotidienne de messages envoyés par Gmail est de 2 000 par utilisateur. Mais que se passe-t-il si j’ai 250 000 clients ? Il n’est pas possible de les envoyer avant 125 jours ! Avec Google Groups, vous pouvez envoyer votre newsletter sans vous soucier du nombre de récepteur.

Comment ?

Gmail reconnaît un « groupe » comme un e-mail plutôt que la somme de ses membres .

Un e-mail envoyé à une adresse de groupe de 2 000 membres compte donc 1 e-mail, et non 2 000.

Vous devrez ensuite télécharger votre base de données clients dans le groupe avant de l’envoyer.

N’oubliez pas qu’il n’y a pas de limite au nombre de membres dans un groupe, vous pouvez donc envoyer des notifications à plusieurs groupes et Google doit uniquement considérer cette adresse en tant qu’utilisateur. La seule limite est qu’un propriétaire ne peut pas avoir plus de 1 000 groupes. Vous pouvez lire l’article d’assistance Workspace pour en savoir plus sur les limitations de Google Groupes.

Pour les tâches de déploiement en masse internes ou externes, vous pouvez utiliser les outils fournis par Google Groups sans être personnellement identifié ou pour limiter le nombre de destinataires.

Il ne vous reste plus qu’à vous concentrer sur la création de bon contenu 😉

Deuxième exemple : Comment créer une boîte e-mail collaborative (mini CRM)

Combien de fois votre entreprise a-t-elle perdu une opportunité parce que quelqu’un n’a pas lu un e-mail adressé à une boîte aux lettres dont plusieurs personnes sont responsables ? À quand remonte la dernière fois qu’un client a abandonné vos services parce que la réponse n’a pas fait l’objet d’un suivi ?

Vous n’avez peut-être jamais remarqué que certains e-mails envoyés à votre équipe contact@MonDomaine.com sont restés sans réponse, et que toute personne ayant accès à ce compte se renverrait la balle à elle-même en cas de problème.

Comment suivre tout sans perdre la tête ?

Comment canalisez-vous toutes ces communications ? Dois-je m’abonner à un CRM (Customer Relationship Management Program) ?

Il sont de nombreux outils tels que Zendesk, Salesforce, etc. qui sont efficaces pour les grandes entreprises mais également très coûteux. Mais faut-il éteindre le bazooka pour tuer une mouche ? Si votre « boîte aux lettres de contact » reçoit moins de 50 e-mails par jour et que vous travaillez avec moins de 30 personnes sur cette boîte aux lettres, est-il judicieux d’installer un tel système dans votre organisation ?

Google Groups est là pour organiser tout cela.

Vous pouvez créer un e-mail collaboratif avec des groupes et à la fin de l’article, la paix et l’harmonie vous reviendront à l’esprit.

Configurez Google Groups pour créer un forum de collaboration :

N’oubliez pas que tous les membres de votre organisation peuvent créer des groupes. Il est donc important que l’administrateur de la console détermine qui peut créer des groupes.

Lors de la configuration initiale, vous devez empêcher le personnel non autorisé d’interagir avec vos utilisateurs ou clients C’est parler. Imaginez qu’après plusieurs tentatives infructueuses pour négocier son salaire, l’un de vos responsables commerciaux démarre un groupe avec un e-mail de groupe serviceRH@MonEntreprise.com et envoie un e-mail à tous vos employés pour signaler un abus en exposant leur version des choses…

Pas célèbre pour la réputation de l’entreprise et il n’y a rien de mieux pour semer le doute dans l’esprit de vos employés puisque l’e-mail est envoyé par serviceRH@monentreprise.com.

En tant qu’administrateur In Workspace, vous pouvez définir ces paramètres pour éviter de tels incidents en contrôlant qui a le droit de créer des groupes ou en les concevant pour vos utilisateurs. Vous pouvez envoyer un e-mail au service responsable du service informatique, tel que des tickets (attribution d’e-mail, suivi et approbation des messages, confirmé comme terminé, etc.) avec créer et gérer un e-mail de type informatique@monEntreprise.com.

Les e-mails de groupe sont gratuits car ils sont uniquement transférés et aucun compte d’espace de travail réel n’a été créé pour cela.

Examinons de plus près comment mettre en place un boîtier collaboratif :

  • Accédez à la console d’administration et accédez à la section : Groupes. Pour créer un groupe et définir les détails et les champs demandés, il est important d’identifier le propriétaire du groupe.
  • Dans les paramètres d’accès, vous devez vous assurer que la communication externe peut être publiée.

  • Ajoutez les membres qui doivent former le nouveau groupe. Bien qu’un propriétaire de groupe existe déjà, il est recommandé de sélectionner un membre pour le rôle de responsable qui peut être responsable du groupe, par exemple, si le le propriétaire n’existe pas. En tant qu’administrateur, vous pouvez également avoir besoin de créer un groupe, mais les e-mails qu’ils reçoivent ne vous concernent pas. Dans ce cas, définissez les notifications par e-mail sur Aucune pour éviter d’être pollué par des sujets qui ne vous concernent pas.
  • Accédez au panneau de groupe et faites défiler jusqu’à l’option : Paramètres de groupe dans la colonne de gauche.

  • Une fenêtre apparaîtra dans laquelle vous pourrez configurer le groupe plus en détail. Quelques options devraient être proposées, mais elles dépendent des besoins de chaque entreprise. Activez la boîte de réception collaborative et les étiquettes partagées pour ce groupe.

  • Il est recommandé que seules les personnes invitées puissent rejoindre le groupe.
  • Dans les accès :
    • Qui peut consulter les conversations : il est recommandé que seuls les membres du groupe aient accès aux communications.
    • Qui peut publier des messages : s’il s’agit d’un outil qui communique avec vos clients externes, vous devez autoriser Tous les utilisateurs Internet.

  • Qui peut voir les adresses e-mail des membres : les responsables de groupe ou les membres du groupe. Si vous travaillez avec des équipes externes qui ne doivent pas se connaître, choisissez Gestionnaires de groupe uniquement.

  • Si vous souhaitez modérer la communication lorsque des e-mails sont reçus, choisissez : Qui peut modérer le contenu (spécifiez les messages que vous souhaitez modérer). Et si vous souhaitez que les membres du groupe puissent répondre au nom du groupe, sélectionnez Les membres du groupe.

  • Pensez à l’option idéale pour votre équipe lorsqu’il s’agit de modérer les messages de nouveaux membres.
  • Si vous le souhaitez, vous pouvez personnaliser le message de pied de page ainsi que la réponse automatique qui est envoyée lors d’un message entrant (par exemple, votre demande sera bien prise en charge par notre équipe NumeriCoach. Nous reviendrons vers vous dès que possible »).
  • Une fois ces ajustements effectués, enregistrez vos modifications et accédez à la barre de groupe.

  • Si vous avez déjà eu une communication et que vous avez sélectionné cette option, vous verrez que les options de gestion en haut de la page ont été activées, telles que :
    • Attribuer à quelqu’un, pas m’affecter.
    • Tâche terminée, dupliquée.
    • étiquettes, etc.

  • Exécuter des tests pour vérifier que la configuration est celle que vous souhaitez.
  • Après avoir reçu un message, il doit être placé dans la colonne de gauche car il attend la modération du responsable du groupe et les e-mails n’arrivent pas directement dans l’interface Google Groupes. Seul le responsable y a alors accès.

  • Vous pouvez créer une étiquette pour mieux suivre les cas créés et attribuer la communication à un membre du groupe. Le profil professionnel apparaît à côté de la communication, tout comme le label créé.

C’est ça ! Vous avez déjà implémenté le système CRM dans votre entreprise en quelques étapes très simples et gratuitement.

Pour contrôler la communication en termes de suivi, de saisie et de résolution et garantir la qualité du service, vous n’avez pas besoin d’un programme, il vous suffit de connaître Google Groups et ainsi optimiser vos ressources.

Il n’y a aucune excuse pour perdre des clients.

😋😉